Vanuit onze dienstverlening zijn we vaak aanwezig tijdens een overleg of vergadering. Soms nemen wij hierin het initiatief en soms schuiven we aan bij een overleg. Maar wat maakt een overleg of vergadering nu succesvol?
Hoe organiseer je een effectief werkoverleg?
In veel organisaties wordt er veel tijd besteed aan vergaderen. Het blijkt dat veel van de vergaderingen niet effectief zijn. Wat maakt een vergadering succesvol; Of te wel welke vergadering levert elke deelnemer voldoening op?
Uitgangsgedachte
De initiatiefnemer van de vergadering is verantwoordelijk voor de regie. En deze begint in de voorbereiding door vooraf de onderwerpen op de agenda te krijgen. Deze onderwerpen kunnen voortvloeien uit een korte rondvraag over de afdeling door de initiatiefnemer van de vergadering.
De initiatiefnemer van de vergadering bepaald vooraf (een selectie) van de onderwerpen. Hij/zij kan bepalen welke onderwerpen de hoogste prioriteit kennen.
Voorafgaand aan het plannen van een vergadering dient er een vergaderruimte beschikbaar te zijn. Indien nodig wordt deze gereserveerd. De initiatiefnemer verstuurt een vergaderverzoek naar de deelnemers.
Vergaderverzoek
Een vergaderverzoek bevat de agendapunten over de te bespreken onderwerpen. Dit inclusief daaraan te relateren en reeds door de initiatiefnemer ingewonnen relevante details die tijdens de vergadering aan bod zullen komen.
Notulen
Zorg ervoor dat de notulen kort na de vergaderingen worden gedeeld. Door elke deelnemer vooraf te informeren dat de notulen na afloop van de vergadering worden gedeeld, wordt de aandacht tijdens de vergadering vergroot. De wetenschap dat de notities inclusief individuele actiepunten zullen worden verstrekt, moedigt de deelnemers aan om tijdens de vergadering meer betrokken te zijn bij de besprekingen. Hiermee toont de initiatiefnemer zijn of haar betrokkenheid en benadrukt tegelijkertijd de belangrijkheid van de behandelde onderwerpen en de daaraan gekoppelde actiepunten. Dit bevordert niet alleen de herinnering aan de besproken punten, maar toont ook aan dat de onderwerpen serieus worden genomen.
In het kort
Voorafgaand aan een overleg is het raadzaam om gebruik te maken van korte gespreksronden om ieders mening vlot en grondig te horen.
Neem voldoende tijd om verschillen van mening over relevante bezwaren zorgvuldig in kaart te brengen. Bespreek de uitgangspunten die nodig zijn om tot instemming over een besluit te komen.
Streef ernaar om snel en efficiënt naar mogelijke optimale besluiten te zoeken, zodat je in een paar stappen naar een voorlopige eindversie komt. Dit voorafgaand aan de besluitvorming.
Zorg voor heldere een helderde resultaatgerichte besluitvorming met daarin duidelijke afspraken over wie wat doet, hoe het wordt uitgevoerd en wanneer het voltooid moet zijn.
Besluit, indien nodig, op basis van een meerderheid van stemmen, maar wees er ook van bewust om het geluid van de minderheid mee in overweging te nemen.
Creëer bondige notulen met een overzicht van voortschrijdende besluiten en daaraan gekoppelde actielijst, en benut deze documenten effectief.
Voer ook buiten de vergaderingen een stijl van verbindend samenwerken, en betrek elkaar actief bij de voorbereiding op agendapunten.
Indien noodzakelijk is het verstandig om het technisch voorzitterschap toe te wijzen aan een lid dat zowel inhoudelijk bekwaam is als de toepassing ervan goed begrijpt.